Telefonate business

Superare l’ansia del telefono nelle telefonate business è molto semplice, e in questo articolo di blog vorrei darti qualche consiglio utile.

Anche in un mondo pieno di e-mail, SMS e messaggi istantanei, il tuo lavoro potrebbe richiedere di alzare il telefono e parlare.

Elimina l’ansia da prestazione

Tuttavia, il pensiero di chiamare estranei potrebbe causare un po’ di ansia, sollevando domande come:

“E se non riesco a capire l’altra persona? E se si arrabbiano? Cosa dico quando chiamo? E se sbaglio?”

Per fortuna, ci sono soluzioni che allevieranno queste paure e aumenteranno la tua fiducia. Per prima cosa frena tutte queste domande e piuttosto, respira a lungo e fai una scaletta dei punti da trattare.

Inizio

Prima di tutto sappi che è normale sentirsi nervosi se devi chiamare qualcuno per lavoro, soprattutto se stai chiamando per condividere notizie spiacevoli. Una cosa fondamentale da ricordare prima e durante la chiamata è respirare. Fare respiri profondi schiarisce la mente, ti dà il tempo di pensare e aiuta a rallentare il tuo discorso.

Se sei nervoso all’idea di parlare al telefono, considera prima di fare alcune chiamate di pratica. Prova a chiamare un negozio locale e chiedere i loro orari di apertura. Dì semplicemente “Ciao, quali sono i tuoi orari oggi?” Una volta che ti hanno dato una risposta, ringraziali e riattacca. Questo è tutto! Dopo aver effettuato alcune di queste chiamate, la tua sicurezza dovrebbe iniziare ad aumentare.

Effettuare una chiamata di lavoro

Sebbene lo scopo della tua chiamata possa essere qualsiasi cosa, il metodo per effettuare una chiamata di lavoro è abbastanza semplice. Ad esempio, ecco una procedura chiara e affidabile per avviare una chiamata:

• Saluta il destinatario
• Chiedi la persona di cui hai bisogno
• Presentati
• Spiega perché stai chiamando, poi vai al punto.

Con questa procedura, la tua apertura dovrebbe suonare così: “Salve, posso parlare con il signor Clark, per favore? Salve, signor Clark, sono Jake di Adventure Outfitters e chiamo in riferimento all’ordine che ha effettuato ieri. Man mano che ti sentirai più a tuo agio con le chiamate, troverai il ritmo e la lingua che funzionano meglio per te.

Il tuo tono di voce è importante anche perché vuoi sembrare naturale e sincero, soprattutto se stai fornendo notizie spiacevoli. Se sembri irritato o infastidito, il chiamante potrebbe rispondere, il che potrebbe renderlo poco collaborativo.

Superare le paure comuni

Alcune persone sono ansiose di parlare al telefono per una serie di motivi. Ecco le soluzioni ad alcune delle paure più comuni:

Se non riesci a capire qualcuno, chiedi loro “Scusa, potresti ripeterlo?” Questa è una richiesta comune con le telefonate e non è niente di straordinario.
Se sei preoccupato di dimenticare le cose importanti che devi dire, annota tutte le informazioni chiave di cui potresti aver bisogno e consultale durante la chiamata.
Quando metti in attesa un chiamante, dì qualcosa come “Ti metterò in attesa mentre esamino la tua domanda.” Se fai sapere all’altra persona cosa sta succedendo, sarà più probabile che rimanga paziente mentre è in attesa.
Se un chiamante continua ad andare fuori tema o a interromperti, prova a dire qualcosa come “Scusa, devo metterti in pausa per un secondo”. Quindi dì quello che devi dire. Senza il linguaggio del corpo ad aiutarti, a volte avrai bisogno di metodi come questo per mantenere la conversazione in carreggiata.
Se qualcuno è turbato o non collaborativo, mantieni la calma e ridimensiona la situazione. Vuoi sempre rimanere professionale e ragionevole, indipendentemente da ciò che dice l’altra persona.
All’inizio parlare al telefono può sembrare intimidatorio, ma man mano che ti eserciti, questa paura svanirà man mano che la tua sicurezza aumenterà.