Sovraccarico lavoro: come affrontarlo?

Sovraccarico lavoro: come affrontarlo al meglio?

In questi ultimi anni, lo stress e l’ansia sono aumentati notevolmente, spesso si parla di bornout e lavoro. In questo breve articolo di blog cercherò di darti qualche consiglio utile per organizzare al meglio il tuo lavoro, anche quando ti sembra impossibile svolgere tutto.

Sicuramente ti sarà già successo di avere tantissimi impegni che si accavallano tra loro e di non avere nemmeno più il tempo di dormire sereno almeno 6/8 ore per notte.

L’avvento dello smartworking ha, in certi sensi, peggiorato la qualità del lavoro perché ormai siamo tutti quanti improntati a essere un po’ troppo multitasking e a dire sempre di sì. La reperibilità dei social, delle app numerose di messaggistica istantanea e le continue notifiche sul cellulare vanno gestite.

Non essere sempre reperibile

Stabilisci un orario e stabilisci il concetto di “emergenza”. Molte volte mi sono trovato a svolgere il lavoro anche in orari notturni impensabili a causa di consegne in ritardo di materiale o di “fretta” dei clienti e superiori a lavoro. Mi sono assunto responsabilità che non erano mie e ho così deciso, per migliorare la qualità della mia vita, di mettere dei paletti su orari e scadenze.

Il tuo manager annuncia un periodo intenso, scadenze ravvicinate, risultati da produrre in breve tempo?

Non precipitatevi a capofitto perché potreste andare nella direzione sbagliata o disperdervi soffermandovi su argomenti poco importanti. Ragionate un attimo e pensate a ciò che dovrebbe essere svolto in modo prioritario e, soprattutto, concedetevi del riposo per essere produttivi durante l’orario di lavoro.

Pianificare non è mai una perdita di tempo. Stabilire in punti e in tempistiche quando e quanto lavorate ti aiuterà a rimanere in pista e a non disperderti.

Anche se il tempo sta per scadere, concediti un po’ di tempo per riflettere e poniti alcune domande fondamentali:

• Quali sono gli obiettivi di questo nuovo progetto ?

(Mi riferisco per l’azienda, il cliente, i dipendenti, task, dividi tutto in sezioni)

Hai tutte le informazioni necessarie?

Ti hanno cosegnato tutti tutto il materiale necessario?

In caso contrario, manda email o messaggi scritti a tutte le persone che non hanno svolto per tempo le loro mansioni e richiedi il materiale al più presto.

Ciò ti farà risparmiare tempo in seguito e inutili avanti e indietro con i tuoi colleghi o clienti. Quante volte mi capita di rincorrere le persone per avere il materiale necessario.

Cosa si aspettano i clienti, i superiori e i colleghi esattamente da te?

Fai uno schema e solo in un secondo tempo aggiungi già che è superfluo. Per prima cosa completa tutto ciò che le persone si aspettano da te. Sembra un consiglio scontato, ma non lo è. Ognuno di noi ha delle priorità differenti, e molte volte si da importanza a cose che i nostri committenti non reputano importanti e fondamentali. Non si discute sul fatto che sia giusto o sbagliato il punto di vista altrui, ma è un consiglio fine a se stesso che migliorerà la qualità della tua produttività e del tuo tempo libero.

Quindi, per prima cosa fai lo stretto necessario, quello che ti hanno richiesto, e solo in un secondo momento aggiungi ciò che reputi importante tu.

E qui si arriva alla domanda focus:
Quale dovrebbe essere il tuo livello di coinvolgimento?

Questo ti impedirà di correre o, al contrario, di fare più di quanto ti viene chiesto il che non è un male, ma nei momenti di fretta devi sapere come stabilire le priorità.

• Devi fare tutto quanto tu o puoi delegare qualcuno?
• Puoi collaborare con qualcuno della tua squadra?
• Come distribuirai questi nuovi compiti?
• Qual è il tuo interesse?

Inizia una lista di cose da fare: elenca ogni volta il più preciso possibile

Sentiti libero di provare sconforto per tre minuti, ma non oltre. Non è funzionale farsi prendere dal panico difronte ad alcune liste. Questo ti darà una sensazione di padronanza e ti assicurerà di non dimenticare nulla.

Numera tutto a seconda delle priorità all’azione

Per questo, puoi ispirarti alla matrice di Eisenhower: su un’area, posiziona le azioni più importanti, su un’altra più urgente.

Questo ti dirà quali compiti devi affrontare per primi e ti aiuterà a non perdere di vista lo scopo del progetto. Solo alla fine potrai fare le cose meno importanti e di scarsa priorità/rilevanza. Non perdere tempo inutile, ricorda che devi fare ciò che ti è richiesto e ti è stato commissionato e solo in un secondo momento potrai fare le cose in più.

Ad ogni azione deve corrispondere una scadenza

Quantifica il numero di ore che ogni attività ti richiederà. Sii realista e include anche eventuali intoppi, sai giù per esperienza che potrebbe capitare di tutto. Non pianificare due ore per un’attività quando sai che ci vorranno almeno 8 ore, piuttosto rimani un po’ largo per includere i momenti di scarsa connessione o di problemi al server, non puoi controllare tutto.
Rappresenta tutto in un retroplan

In questo modo, potrai a colpo d’occhio, visualizzare lo stato di avanzamento del progetto giorno dopo giorno e identificare eventuali ritardi.

SOVRACCARICO LAVORO: la perfezione non esiste

Ritengo dopo tutti questi anni lavorativi e dopo aver collaborato e lavorato con centinaia e centinaia di persone che non ci sarà mai un modo perfetto ed universale di lavorare. Quello che per me va bene, probabilmente non sarà uguale per tutti.

Di conseguenza, ti consiglio di fare il meglio che puoi e di non colpevolizzarti nel caso in cui tu non riesca a fare tutto quanto in modo ottimale.

Ti consiglio di essere benevole quanto tu lo sei con gli altri. Spesso perdoniamo tantissimi ritardi di collaboratori, dipendenti, studenti e capi, ma quando si tratta di noi siamo veramente severi.

Mi sento anche di dirti che se la tua ansia inizia ad essere incontrollabile di rivolgerti ad uno specialista perché al primo posto va sempre la salute e in certe situazioni questo articolo non basta.