Scrittura commerciale

In questo articolo di blog, vediamo insieme alcuni elementi essenziali per la scrittura commerciale aziendale.

Ad un certo punto della tua vita professionale, potresti dover scrivere qualcosa di veramente importante con un Tone of Voice diverso dal solito. Non c’è nulla di cui essere intimiditi, basta seguire alcune regole e una giusta struttura.

Per prima cosa definiamo un concetto base: che cos’è la scrittura commerciale?

La scrittura commerciale è qualsiasi comunicazione scritta utilizzata in un ambiente professionale, inclusi e-mail, promemoria e rapporti. È diretto, chiaro e progettato per essere letto rapidamente. Con il tempo e la pratica, anche tu puoi diventare un efficace scrittore di affari.

Le basi della scrittura commerciale

Una buona scrittura commerciale condivide informazioni cruciali e tiene a mente le preoccupazioni del pubblico. Quindi, prima di scrivere qualsiasi cosa, poniti queste due domande:

1. Cosa devo dire?
2. Chi è il mio pubblico?

Le tue risposte influenzeranno cosa e come scrivi, quindi prenditi un momento per capire esattamente perché stai scrivendo. Se non riesci a rispondere chiaramente a queste domande, probabilmente avrai problemi a comunicare in modo efficace.

La maggior parte della scrittura di affari ha bisogno di un invito all’azione, che è un’informazione che istruisce e incoraggia una risposta. Fai sapere ai tuoi lettori cosa dovrebbero fare, dove andare e così via. Fornisci le tue informazioni di contatto (come il tuo numero di telefono o indirizzo e-mail) nel caso qualcuno abbia domande. In sostanza, assicurati che tutti sappiano quale dovrebbe essere la loro prossima mossa, come nell’esempio seguente.

Regole e consigli

Vai rapidamente al punto. Hai bisogno di informare i tuoi dipendenti di una modifica degli orari di lavoro o di un aggiornamento della politica aziendale? Dì loro cosa dovrebbero sapere in anticipo e non lasciarli indovinare.

Rendi ogni frase il più breve e chiara possibile. Semplifica le tue scelte di parole, poiché non dovresti usare parole complesse quando vanno bene quelle semplici. Inoltre, taglia ogni pensiero sconclusionato. Un promemoria aziendale su una modifica dell’assicurazione sanitaria non è il posto migliore per menzionare la tua recente battuta di pesca. Insomma, ometti sempre le parole inutili.

Anche se ti trovi in ​​un ambiente professionale, ricorda di parlare agli altri come vorresti che ti parlassero. Considera l’idea di usare un breve saluto o una conclusione, soprattutto se condividi notizie spiacevoli, e ricorda che dire per favore e grazie fa molto. E ogni volta che hai dei dubbi sul fatto che qualcosa sia appropriato da scrivere, non includerlo.

Cerca di mantenere brevi i tuoi paragrafi, poiché aggiungeranno attenzione al tuo messaggio rendendo più facile la scansione e il ricordo. L’esempio seguente è una lettura efficiente, grazie a paragrafi brevi, frasi chiare e un tono educato e professionale.

Revisione

Una buona scrittura deriva dalla revisione, quindi rileggi la tua prima bozza e scopri cosa funziona e cosa no. Chiarire le frasi e organizzare la struttura sciolta finché tutto scorre in un ordine logico. Non sorprenderti se sono necessarie alcune revisioni prima che il tuo documento sia pronto per l’uso.

Come parte del tuo processo di revisione, prova a leggere il tuo lavoro ad alta voce, che potrebbe rivelare problemi che potresti non aver notato prima. Puoi anche chiedere a qualcuno di cui ti fidi di fornire un feedback sul tuo lavoro. Ascoltare il loro punto di vista può portare a nuove intuizioni e problemi che non avresti mai saputo esistessero.

Correzione bozze

La correzione di bozze è un’altra parte fondamentale della revisione. Dopo aver utilizzato un correttore ortografico, rileggi il tuo lavoro e cerca errori di ortografia e grammatica che potrebbero non essere stati rilevati dal correttore ortografico. Prenditi anche un momento per assicurarti che le informazioni di cui stai scrivendo siano accurate e aggiornate. Se invii informazioni errate o scrivi male, potresti non essere preso sul serio. 

Ricorda, non è possibile padroneggerai la scrittura commerciale dall’oggi al domani, ma ci si può allenare nel tempo. La scrittura efficace è un’abilità che richiede molto tempo e pratica per svilupparsi. Ma una volta che ti senti a tuo agio e ti sarai allenato un po’, avrai una stil in più, un’abilità lavorativa incredibilmente preziosa.