Report aziendale: come scriverlo

In questo articolo di blog ti spiego come scrivere un potente report aziendale efficace.

Quando un’azienda ha bisogno di prendere una decisione informata, può creare un report aziendale per guidare i suoi leader. I report aziendali utilizzano fatti e ricerche per studiare i dati, analizzare le prestazioni e fornire consigli sul futuro di un’azienda.

Le basi di un report aziendale

I rapporti aziendali sono sempre formali, obiettivi e oggetto di ricerche approfondite. Ogni fatto deve essere chiaro e verificabile, indipendentemente dal fatto che il report si concentri su una singola situazione o esamini la performance complessiva di un’intera azienda.

Poiché l’obiettività è fondamentale in un report aziendale, evita le descrizioni soggettive che dicono al lettore come sentirsi. Ad esempio, se le vendite sono diminuite nell’ultimo trimestre, non dire “Le vendite sono state terribili nell’ultimo trimestre”, ma lascia che i dati sulle vendite parlino da soli. Non dovrebbero esserci nemmeno pronomi personali, come “Penso che dovremmo investire più capitale”. Un report aziendale dovrebbe rimanere impersonale e inquadrato dal punto di vista dell’azienda.

La struttura di un report aziendale

Sebbene le dimensioni di un report possano variare da una pagina a 100, la struttura è sempre importante perché consente ai lettori di navigare facilmente nel documento. Sebbene questa struttura possa variare a causa della lunghezza del rapporto o degli standard aziendali, di seguito abbiamo elencato una struttura comune e affidabile:

Prima questione: elenca il tuo nome, titolo di lavoro, informazioni di contatto e data di invio. Puoi anche creare un titolo per il rapporto.
Contesto: indica lo sfondo dell’argomento che affronterai, insieme allo scopo del rapporto stesso.
Risultati chiave: fornire fatti, dati e risultati chiave rilevanti per lo scopo dichiarato in background. Sii chiaro e specifico, soprattutto perché l’intero rapporto dipende dalle informazioni contenute in questa sezione.
Conclusione: riassumere e interpretare i risultati chiave, identificare i problemi riscontrati all’interno dei dati e rispondere alle domande sollevate dallo scopo.
Raccomandazioni: consigliare soluzioni a tutti i problemi menzionati nella conclusione e riassumere come funzionerebbero queste soluzioni. Anche se in questa sezione stai fornendo la tua opinione, evita di usare pronomi personali e mantieni tutto inquadrato dalla prospettiva dell’azienda.
Riferimenti: elenca le fonti di tutti i dati che hai citato nel rapporto. Ciò consente alle persone di vedere dove hai ottenuto le tue informazioni e di indagare su queste stesse fonti.
Alcune aziende potrebbero anche richiedere un riepilogo esecutivo dopo la sezione introduttiva, che è un riepilogo completo che include il background del rapporto, i risultati chiave e le raccomandazioni. Questa sezione consente alle persone di apprendere rapidamente i punti salienti senza dover leggere l’intero documento. La dimensione di un sommario esecutivo può variare da un paragrafo a più pagine, a seconda della lunghezza del rapporto.

Revisione

La revisione è la chiave per produrre un documento efficace. Rivedi la tua scrittura per mantenerla focalizzata e priva di errori di correzione di bozze e assicurarti che le tue informazioni fattuali siano corrette e presentate in modo obiettivo. Ti consigliamo inoltre di ricevere feedback da un collega prima di inviare il tuo lavoro perché può individuare errori che ti sei perso o trovare nuove opportunità di analisi o discussione.

Dopo aver rivisto il contenuto, pensa all’aspetto del rapporto. Prendi in considerazione la possibilità di trasformare la tua sezione in prima pagina in una copertina per aggiungere un po’ di rifinitura visiva. Puoi anche creare un sommario se il rapporto è lungo. Se lo stai stampando, usa carta di qualità e una cartella o raccoglitore per tenere insieme il rapporto. Per diversificare la presentazione dei tuoi dati, prova a utilizzare elenchi puntati, grafici e grafici.