Come scrivere un e-mail aziendale efficace
Come scrivere un’e-mail aziendale efficace?
Da quando il mondo professionale ha incluso Internet, la posta elettronica è stata una pietra miliare della comunicazione aziendale. Nel corso degli anni, le e-mail aziendali hanno sviluppato uno stile e una struttura che puoi utilizzare per creare messaggi più efficaci.
Le basi di un’e-mail aziendale
Tutte le email aziendali devono essere dirette, chiare e di facile lettura. Il tono di un’e-mail aziendale, tuttavia, può variare da informale a formale. La formalità può dipendere dalla tua azienda, dal pubblico previsto, dall’argomento e da molti altri fattori.
Indipendentemente dalla formalità, ricorda di rimanere professionale perché perdi il controllo dell’e-mail una volta che fai clic su Invia. Le e-mail possono essere copiate e inoltrate ad altri indefinitamente e, se sei inappropriato o non professionale, la tua scarsa scelta di parole potrebbe seguirti.
Scrivere un’e-mail aziendale
Come con qualsiasi e-mail, un’e-mail aziendale dovrebbe includere un oggetto breve ma descrittivo, uno o più destinatari e un allegato se necessario. Se includi più destinatari, considera l’utilizzo del campo CC per tenere aggiornati i destinatari aggiuntivi senza richiedere loro di rispondere.
Quando inizi a scrivere il contenuto principale, c’è una struttura semplice ed efficace che puoi seguire:
Saluto: Rendilo breve e amichevole e rivolgiti al destinatario per nome se lo conosci. Ad esempio, “Ciao Andrea” o “Saluti signora Rossi” sono entrambe introduzioni affidabili. Il nome è preferibile se hai più familiarità con il destinatario, mentre dovresti usare il suo cognome se vuoi essere più formale.
Corpo: inizia con il tuo punto principale in modo che nessuno debba cercarlo e mantieni la tua scrittura concisa e focalizzata sulle preoccupazioni del tuo pubblico. Se hai bisogno di una risposta dal destinatario, assicurati di includere un invito all’azione in modo che sappia come e perché rispondere. Inoltre, se hai allegato un file, assicurati di menzionarlo qui.
Conclusione: offri un rapido addio, come “Grazie” o “Cordiali saluti”, quindi fornisci il tuo nome e le informazioni di contatto in caso di domande.
Revisione
Sebbene l’e-mail sia pensata per essere veloce, prenditi sempre del tempo per rivedere la tua scrittura prima di fare clic su Invia. Rivedi l’ortografia e la grammatica e conferma l’accuratezza di tutti i fatti che presenti. Se leggi l’e-mail ad alta voce, potresti trovare ulteriori errori o renderti conto che le tue parole mancano di un tono professionale.
Assicurati che tutti gli allegati che menzioni siano effettivamente allegati e conferma che tutti i collegamenti Web inclusi siano corretti. Collegamenti interrotti, allegati mancanti e informazioni errate non fanno altro che rallentare le cose e costringerti a inviare e-mail di correzione.
