Come organizzare lo spazio di lavoro

Perché è importante organizzare lo spazio di lavoro?

Organizzare lo spazio di lavoro al meglio è fondamentale per aumentare la produttività e sentirsi a proprio agio.

Semplice, oltre per avere tutto sotto controllo in modo ordinato e per non perdere tempo ogni volta a cercare qualcosa, anche per riorganizzare le priorità a livello mentale.

Ci sono diversi vantaggi nell’organizzare il tuo spazio di lavoro, vediamoli insieme

Migliore gestione del tempo

Prendersi il tempo per organizzarsi può farti risparmiare tempo a lungo termine. Lavorare costantemente intorno al disordine può ostacolare seriamente la tua produttività. I grandi manager del tempo impostano e organizzano i loro spazi di lavoro per ridurre la quantità di tempo necessaria per ogni attività.

Individua rapidamente gli elementi importanti: stabilisci le priorità

Quando hai già lavori da svolgere riesci a trovare subito i documenti che cerchi?

Quando un cliente ha perso qualcosa riesci a recuperarlo in tempi brevi?
Il tuo capo ti ha mai chiesto un documento importante che non sei riuscito a trovare?

Organizzare al meglio il tuo spazio di lavoro ti risparmierà imbarazzo e frustrazione.

Ricorda compiti importanti

La frase comune “lontano dagli occhi, lontano dal cuore” , in questo caso si può tradurre in “lontano dalla vista, lontano dal lavoro”. Queste affermazioni sono in gran parte vere. Difatti, i segnali visivi possono aiutarti a ricordare e dare priorità alle attività importanti. Ad esempio, una scrivania pulita e ordinata può aiutarti a gestire un’attività alla volta.

Mantieni un aspetto professionale

Il tuo abbigliamento, il tuo comportamento e lo spazio di lavoro sono una rappresentazione di te e del tuo datore di lavoro. Il minimo ingombro trasmette professionalità.
Concentrati sugli obiettivi del posto di lavoro.
Uno spazio di lavoro ordinato può aiutarti a mettere a punto e raggiungere i tuoi obiettivi quotidiani, aiutandoti così a raggiungere i tuoi obiettivi professionali a lungo termine.

Organizza il tuo spazio di lavoro

Organizzarsi è il primo passo per rimanere produttivi, rendere al meglio e non perdere tempo inutile. Sia che tu stia iniziando un nuovo lavoro o desideri disperatamente organizzare il tuo attuale spazio di lavoro, considera i seguenti suggerimenti come utili per aumentare la tua produttività ed evitare distrazioni inutili.

Esamina come viene utilizzato il tuo spazio di lavoro

Elenca qui le mansioni lavorative che svolgi a seconda del tuo lavoro, alcune potrebbero anche essere svolte altrove e numerale in ordine di importanza.

Fai un elenco dettagliato e successivamente semplificalo il più possibile.

Raggruppa oggetti e attività simili insieme

Metti oggetti simili in pile sul pavimento dove puoi vederli facilmente prima di determinare la loro posizione finale. Crea un’altra pila per tutto ciò che non è correlato alle tue mansioni lavorative.
Raggruppa e separa gli elementi associati a ciascuna mansione lavorativa.
Raggruppa libri, materiali e forniture associati a un determinato compito. Questa strategia potrebbe non funzionare se svolgi diversi compiti simili.

Decluttering

Una volta che avrai individuato gli insiemi di oggetti, metti in una scatola quelli che utilizzi di meno e soprattuto liberati degli eccessi. Getta gli oggetti non necessari nella spazzatura, in questo modo avrai molto più spazio. Mentre stai raggruppando e separando gli elementi, chiediti: “Devo tenerlo? Se sì, con quale frequenza lo uso? Se no, perché? L’ho utilizzato negli ultimi sei mesi?”
Le tue mansioni lavorative e gli obiettivi professionali dovrebbero stabilire l’organizzazione del tuo spazio di lavoro.

Riordina volta per volta

Sembra un consiglio scontato e banale, ma è il miglior modo per lavorare in un luogo ordinato.

Ora che ti sei preso il tempo per ordinare le tue cose, dovresti capire come organizzarle in un modo che ti aiuti a svolgere i tuoi compiti in modo efficiente.

Evita i movimenti non necessari conservando gli oggetti di uso frequente a distanza ravvicinata o all’altezza degli occhi. La distanza tra te e questi oggetti non dovrebbe essere più lontana della lunghezza del tuo braccio.

Se appropriato, stabilisci stazioni separate in cui lavori su uno specifico compito lavorativo.
Pubblica promemoria importanti all’altezza degli occhi.

Limita il tuo desktop agli elementi che usi quotidianamente 

Metti libri e manuali su uno scaffale e tieni a portata di mano quelli che usi quotidianamente.
Riduci al minimo gli oggetti decorativi, non creare confusione e distrazione. Controlla la politica del tuo datore di lavoro prima di portare al lavoro oggetti personali o decorativi.
Metti gli oggetti che usi solo poche volte all’anno in un’area di stoccaggio profonda, come i cassetti più lontani o dei mobili o scatole. Assicurati prima che siano etichettati correttamente e divisi per ordine logico.

Strumenti organizzativi

Ci sono diverse forniture per ufficio che possono aiutarti a organizzare il tuo spazio di lavoro.

File

Ordina in ordine alfabetico le tue cartelle in modo da poter individuare rapidamente i file.
Usa i file sospesi per mantenere pulito il tuo cassetto dei file.
Usa le cartelle colorate per fornire indicazioni visive sul contenuto di ciascuna cartella.
Usa le etichette delle cartelle di file in modo da poter riciclare le cartelle quando necessario.

Organizzatori

Esistono molti tipi diversi di organizzatori per cassetti per aiutarti a organizzare il contenuto del tuo cassetto.
Bidoni, cestini e scatole di plastica (disponibili in diverse dimensioni) possono aiutarti a organizzare gli oggetti più grandi.
I vassoi della carta sono utili per la gestione della carta. Prendi in considerazione la creazione di una casella di posta per gli elementi che devono essere gestiti e di una casella di posta per gli elementi che devono essere archiviati.
Le tazzine da caffè sono utili per contenere penne e matite.

Cestino

Il cestino è un prezioso strumento organizzativo, a condizione che venga utilizzato correttamente. Ricordati di buttare via gli oggetti inutili ogni giorno.
Se non sei sicuro se un articolo debba essere gettato via, crea un cestino per la raccolta differenziata. Usa una piccola scatola per riporre gli oggetti che non sei sicuro di dover buttare via. Etichettalo chiaramente in modo che non finisca nella spazzatura. 

Chiavette e Hard Disk Esterni

Se hai svolto un lavoro che hai concluso e non ti serve da avere sul Pc, ricordati che è meglio fare una copia su una chiavetta o un hard disk esterno. Consiglio una volta ogni sei mesi di fare una pratica simile: ordine e decluttering.

Se hai molto materiale considera utile il suggerimento di riorganizzare il tuo spazio una volta al mese o settimanalmente.