Checklist per e-mail perfette
ChecKlist per e-mail perfette nel mondo del business: n pratico elenco che ti aiuterà a migliorare la tua comunicazione via mail.
Al giorno d’oggi, il nostro lavoro è solitamente un lavoro al computer o allo smartphone e questo sono diventati i nostri principali mezzi di comunicazione. Le E-mail hanno sostituito la vecchia corrispondenza cartacea nel mondo del business e bisogna essere veramente esperti per scriverle al meglio.
Prima di inviare una e-mail controlla di aver fatto tutto quanto prima di premere INVIO.
Checklist e-mail perfette business
Vi presentiamo la checklist che dobbiamo seguire per evitare incomprensioni via mail:
✔ Ricorda che la tua e-mail dovrebbe contenere informazioni di base sul caso di cui stai scrivendo o fornire risposte specifiche alle questioni sollevate. Le domande che possono essere utili per verificare il contenuto sostanziale del messaggio sono: “chi, cosa, come, dove, perché, per cosa”.
✔ Presta attenzione al significato delle parole e al tono del discorso: suonano in modo diverso in un’e-mail che in una conversazione telefonica o faccia a faccia. Basta una parola sbagliata e il destinatario della tua e-mail potrebbe sentirsi offeso.
✔ Scegli il giusto stile di scrittura: quando scrivi al capo del tuo capo o al presidente di un’azienda cooperante, cerca di usare un tono ufficiale e non usare emoticon.
✔ Quando invii un file di grandi dimensioni, chiedi il permesso: possono bloccare la posta in arrivo del destinatario.
✔ Ricorda di includere un piè di pagina con i tuoi dettagli di contatto, inoltre non fa male terminare il messaggio con un “distinti saluti” e “grazie.
✔ Quando scrivi per conto del tuo capo, controlla che l’e-mail non venga inviata dalla tua casella di posta con la sua firma o viceversa.
✔ Quando invii un messaggio a più persone, per prima cosa chiedi a qualcuno di leggerlo attentamente e verificare la presenza di errori; ricorda anche la protezione dei dati personali – invia sempre tali messaggi tramite Ccn (nascosto per i messaggi).
✔ Cerca di mantenere la tua email dedicata a un solo problema. Assegna al contenuto dell’e-mail un oggetto/titolo appropriato in modo che sia chiaro al destinatario del messaggio. Sollevare molti problemi in una sola e-mail introdurrà un caos inutile.
✔ Allega la cronologia della corrispondenza su un determinato argomento: salverà te e il destinatario del tuo messaggio.
✔ Non scrivere nulla che possa danneggiare la tua reputazione o ferire qualcun altro: una volta inviata un’e-mail, rimane tutto scritto nel tempo
✔ Ricordati di non inviare corrispondenza privata dalla tua e-mail aziendale.
✔ Controlla attentamente quale indirizzo è stato inserito nel campo “Destinatario” – vale la pena attendere che il messaggio sia terminato prima di completare questo campo; grazie a questo, eviterai di inviare contenuti incompleti.
✔ Prima di inviare, controlla che il tuo messaggio sia scritto correttamente – non ci sono errori linguistici, stilistici, ortografici o di punteggiatura.
